開會”的名聲非常不好，因?yàn)楹芏嗳苏嬲芡ㄟ^會議這個形式取得什么成果的很少。大多數(shù)的場景是這樣的：幾個人圍著桌子坐著，心里默念，“今天會議沒什么特別的議程。像往常一樣，我們就抱怨下、做些沒什么干系的發(fā)言就好了”。那么，如何讓“開會”變得有序、有激情、有效率?這里有4個小細(xì)節(jié)，頗值你好好應(yīng)用。

開會的效果為啥總是這么差?

《星際迷航》里的寇克船長說，如果“開會純粹就是浪費(fèi)時間”的說法有半分正確，那你多半曾在開完會后犯過嘀咕――開這種會，能有一丁點(diǎn)兒用才怪!

25年前，心理學(xué)家加羅德? 斯塔瑟(Garold Stasser)和威廉? 泰特斯(William Titus)出版了關(guān)于“決策小組中的溝通狀況”的研究成果。雖然這些成果已是四分之一世紀(jì)之前的東西了，但時至今日，它在很多情況下依然適用。

他們發(fā)現(xiàn)，人們在開會的時候，有相當(dāng)多的時間都浪費(fèi)在聽別人講那些人人都知道的事情上。更讓人郁悶的發(fā)現(xiàn)是，真的帶著新信息來的人(而且只有他們知道這些信息)往往無法提醒其余的參會者去了解這些信息。

結(jié)果就是：這種情況下做出的決策，往好里說是“還湊合”，往壞里說就是“相當(dāng)糟糕”。

更多近期的研究證實(shí)了他們的發(fā)現(xiàn)。

例如小詹姆斯? 拉森(James Larson Jr.)和同事們所做的一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)：他們給一群醫(yī)生看了兩個診療錄像。看錄像時，醫(yī)生們被分成了小組，但他們不知道的是，每個小組看到的錄像都有一點(diǎn)兒差異。此外，有些醫(yī)生得到了兩個患者的個人信息。結(jié)果就是所有的醫(yī)生都了解到了兩位患者的部分信息，但沒有一位醫(yī)生掌握全貌。

看完錄像之后，醫(yī)生們需要跟另一個小組討論病例，商量出一個診療方案。研究者對實(shí)驗(yàn)的設(shè)定很聰明：只有當(dāng)所有醫(yī)生都把自己知道的消息分享出來的時候，才能做出最準(zhǔn)確的診斷和治療方案。

然而研究者發(fā)現(xiàn)，信息的共享程度極少能達(dá)到最準(zhǔn)確診斷的要求。因此，不那么理想的決策就導(dǎo)致了沒那么好的治療方案。簡言之，結(jié)果不好。

4個“四兩撥千斤”的開會方法

那么，我們能采取什么措施來確保人們毫無保留地共享信息，高效地進(jìn)行溝通呢?以下就是4個“四兩撥千斤”的開會方法，在工作和生活中都適用。

第一，請參加會議的人在會議開始前提交信息。這或許聽起來有點(diǎn)兒太簡單，可極少有人真的付諸實(shí)踐。這樣做之后，大家提交的看法和意見就不大可能受到他人影響。

這個方法對那種希望得到創(chuàng)新想法的會議尤其管用。請大家事先提交想法，往往能讓更多人的意見得到傾聽，于是就能收集到更多新創(chuàng)想。培訓(xùn)課程和家庭會議也能使用類似的方法。

例如，如果你面臨一個問題或一項(xiàng)挑戰(zhàn)，需要每個組員都貢獻(xiàn)智慧，那么，與其讓每一個人都同時說出想法和建議，更高效的做法是請大家花幾分鐘靜靜地想一想自己的主意，然后寫下來，提交給全組。

這樣做能讓那些比較安靜的小組成員也能暢所欲言，免得他們的聲音被大嗓門的組員淹沒。除了一小段靜悄悄的時刻之外，這個方法的成本幾乎為零。

第二，組織會議的人最后一個發(fā)言。組織會議的人往往不知道自己的意見會影響大家，這個問題之普遍簡直令人吃驚。

如果一個領(lǐng)導(dǎo)者、經(jīng)理或家長先把看法說了出來，小組成員往往就會下意識地聽從，其他的想法和意見就沒有機(jī)會產(chǎn)生了。

避免這種潛在的不良影響的方式之一，就是讓領(lǐng)導(dǎo)者先聽完大家的看法，然后再表達(dá)自己的意見。

第三，做個任務(wù)清單會很有用。醫(yī)生們確保自己做出準(zhǔn)確診斷并采取正確措施的常用方法之一就是列一個簡單的清單。就像阿圖? 葛文德(Atul Gawande)在他的著作《清單革命》(The ChecklistManifesto)中所說的，這些清單中包括一些簡單得令人吃驚、可萬一漏掉了就會要人命的條目。患者的名字跟真人對得上嗎?我有他的病歷嗎?他對什么東西過敏嗎?我知道他的血型嗎?

就像飛行員在登機(jī)前會列一張清單一樣，會議的組織者也需要仔細(xì)想想，準(zhǔn)備清單上該有哪些必不可少的條目。參會的人選恰當(dāng)嗎?大家的經(jīng)驗(yàn)是否平衡得當(dāng)?有沒有那種以積極正面的方式提出反對意見的角色?

第四，朱麗葉? 朱(Juliet Zhu)和J.J.阿戈(J.J. Argo)近期的研究指出，對會議的座次安排做出微妙的調(diào)整，就能夠影響人們的注意力重點(diǎn)。

例如，他們的研究發(fā)現(xiàn)，圓桌式的座位能夠喚起人們的歸屬感。因此，參會者更容易重視小組的整體目標(biāo)，也容易被強(qiáng)調(diào)全組利益的信息(而不是個別人的收益)和提議說服。

相反，當(dāng)座次安排呈現(xiàn)出帶角的形狀(比如L形)或方形的時候，效果剛好相反。這種座次安排激發(fā)了人們對獨(dú)特性的追求。因此，人們更容易響應(yīng)那些以自我為中心的信息和提議，容易表現(xiàn)出個人主義。

研究人員總結(jié)說，如果會議目的是創(chuàng)造合作互助的氣氛，那么圓桌式的排位更有利。因此，如果一個團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者想要說服員工齊心合力行動起來，那么他最好把大家的座位擺成圓桌式的。如果員工中有平素不大合群的人，這樣做就愈發(fā)重要。

然而，如果團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者希望讓團(tuán)隊(duì)成員為自己的行動負(fù)起責(zé)任，那么正方形或長方形的桌型會更好。

當(dāng)然，某些會議既需要合作，也需要個人采取行動。因此，你或許需要在進(jìn)程中調(diào)整桌型。

例如，一名會議組織者發(fā)現(xiàn)會議初期需要大家團(tuán)結(jié)合作，那么他就把這段時期的座位擺成圓桌式的，等到會議的重點(diǎn)轉(zhuǎn)變成需要個人關(guān)注的議題時，如果必要的話，他就可以做出小小的調(diào)整，把座位擺成方形的。

會議組織者可以采用的另一個小調(diào)整是，開會之前就把座位分配好，而不是讓大家自行找位子(要知道，物以類聚，人以群分)。任何一個婚禮策劃人都會告訴你，當(dāng)人們看到寫著自己姓名的桌卡時，都會乖乖地坐下。